اصول و طراحی سیستم انبارداری

تعريف و اصطلاحات:
1-تعريف مال
چيزي كه قابل  تملك، مبادله و ارزش باشد اصطلاحاً مال  گفته مي شود. به موجب آيين نامه اموال دولتي :(كليه اموالي نه در تصرف مالكانه وزارتخانه يا مؤسسه دولتي بوده  يا به  نحوي ازآنجا به تصرف مالكانه انها درآيد ،  به عنوان اموال دولتي محسوب مي شود.)
2-اموال غير منقول
اموالي كه غير قابل  حمل و انتقال  باشد، به نحوي  كه حمل  و جابجايي آن

موجب خرابي آن مال گردد اموال غير منقول ناميده مي شود.
3-اموال منقول
اموالي كه نقل آن از محلي به محل ديگر بدون اينكه لطمه اي به آن وارد شود

امكان پذير باشد در رديف اموال منقول قرار مي گيرد.

به موجب همين آيين نامه اموال اموال منقول به دو دسته تقسيم مي شود:

الف-اموال مصرفي:شامل اموالي است كه بر اثر استفاده  جزيي يا كلي از بين

مي روند مانند مواد مصرفي،خوردني و...

ب-اموال غير مصرفي: شامل اموالي است كه بدون تغيير محسوس و از دست
دادن مشخصات اصلي بتوان آن را مكرر مورد استفاده قرار داد.

اموالي كه به علت كمي قيمت ارزش نگهداري حساب اموالي نداشته باشد،مانندمصالح و لوازم يدكي اتومبيل در رديف اموال (در حكم مصرفي) محسوب ميشود. اموال در حكم مصرفي اغلب با اموال ديگرغير از خود مورد استفاده قرار مي گيرند.مانند لوازم يدكي.

طبق قانون محاسبات عمومي كشور محل نگاهداري اسناد اموال دولتي اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي مي باشد و كليه عمليات مربوط به ثبت اموال دولت طبق آيين نامه اموال دولتي به اجرا گذارده ميشود. طبق اين آيين نامه اموال مربوط به دولت به چهار طبقه تقسيم مي شود.

4-ذيحساب و وظايف آن
ذيحساب مأموري است كه به موجب حكم وزارت امور اقتصادي و دارايي به  منظور اعمال  نظارت و  تأمين  هماهنگي لازم  در اجراي مقررات مالي  ومحاسباتي در وزارتخانه يا مؤسسه و شركتهاي دولتي و دستگاههاي اجرايي محلي و مؤسسات و نهادهاي عمومي غير دولتي به اين سمت محسوب ميشود.
اهم وظايف ذيحساب در ارتباط با اموال به شرح زير است:
- نظارت بر امور مالي و محاسباتي و نگاهداري  و تنظيم حسابها طبق  قانون
و ظوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها
- نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالي
- نگاهداري حساب اموال دولتي و نظارت بر اموال مذكور
5-جمعدار اموال و وظايف آن
به  موجب  ماده  34  قانون  محاسبات عمومي  مصوب  شهريور  ماه  1366اصطلاح «جمعدار» به امين اموال تغيير نام پيدا كرده است طبق اين قانون امين اموال مأموري است  كه از بين  مستخدمين واجد صلاحيت و امانت دار با حكم وزارتخانه يا مؤسسه مربوط به اين سمت منصوب مي گردد و مسئوليت حراست و تحويل و تنظيم حسابهاي اموالي و اوراقي كه در حكم وجه نقد است وكالاهاي تحت ابواب جمعي به عهده او واگذار مي شود.

اهم وظايف امين اموال به شرح زير است:

- اختصاص شماره برچسب به اموال غير مصرفي
- تنظيم و نگاهداري حساب اموال صورتحساب اموال رسيده و فرستاده
- ثبت مشخصات اموال در دفاتر مربوط
- صورت برداري از اموال هر اطاق و تحويل آن مسئول واحد مربوط
6-بودجه و اعتبار
بودجه  كل  كشور  برنامه مالي  دولت  براي  يك سال  مالي است  كه  در آن درآمدها و ساير منابع اعتبارو برآورد هزينه ها پيش بيني مي شود  وبه هدفهاي دولت در اجراي برنامه هاي مالي تحقق مي بخشد .بودجه هر سازمان نيز شامل
پيش بيني درآمدها و هزينه هاي مربوط به يك سال مالي آن سازمان است و از
سه قسمت به شرح زير تشكيل مي شود :
-بودجه عمومي دولت
-بودجه شركتها دولتي و بانكها
-بودجه مؤسساتي كه تحت عنواني غيرازعناوين فوق دربودجه كل كشورمنظورمي شود

اعتبار عبارت از مبلغي است كه براي مصرف يا مصارف معين به منظور نيل به اهداف و اجراي برنامه ها به تصويب مي رسد
7-پيش پرداخت و علي الحساب
پيش پرداخت عبارت است از پرداختي كه از محل اعتبار مربوط  طبق احكام ومقررات و قراردادها پيش از انجام تعهد صورت مي گيرد
علي الحساب عبارت است ازپرداختي كه به منظوراداي قسمتي ازتعهد با رعايت مقررات صورت مي گيرد .
8-تنخواه گردان پرداخت
به موجب ماده 27 محاسبات عمومي مصوب 1/6/1366 تنخواه گردان عبارت است از وجهي كه از محل  تنخواه گردان  حسابداري از طرف  ذيحساب پس ازتأييد وزير يا رئيس مؤسس و يا مقامات مجاز از طرف آنها براي انجام پاره اي هزينه ها دراختيار واحدها ويا مأموريني كه به موجب اين قانون وآيين نامه هاي
اجرايي آن مجاز به دريافت تنخواه گردان هستند قرار مي گيرد .
9-كارپرداز و وظايف آن
كارپرداز مأموري است كه از بين مستخدمين واجد صلاحيت دستگاه زيربط به اين سمت منصوب مي شود و نسبت به خريد و تدارك كالا و خدمات مورد نياز  طبق دستور مقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي كند.
10-انواع خريدها
1/10-خريدهاي برنامه ريزي شده
اين نوع خريدها معمولاًدرآغاز هرسال براساس برنامه هاي پيش بيني شده انجام  مي شود .در واحدهاي توليدي و صنعتي برنامه خريد بر اساس ميزان توليد و باهمكاري واحد كارپردازي يا تداركات ،امور مالي ،دفتر طرح وبرنامه و توليد و
ساير واحد هاي مرتبط تدوين مي گردد.
در مؤسسات غيرانتفاعي مانند  وزارتخانه  و مؤسسات خدماتي  برنامه ي خريد شامل كالاهاي اساسي مي باشد كه با وظايف مستمر ودائمي مؤسسه ارتباط دارد در خريدهاي برنامه ريزي شده مراحل زير طي ميشود:
-درخواست كننده كالا با تكميل فرم اعلام  نيازمنديها  احتياجات خود را به واحد
سفارشات يا واحد تداركات اعلام مي دارد.

فرم  مذبور پس از تأييد  موجودي انبار با   مراجعه  به  كاردكس  انبار و  تأييد انباردار درپرونده مربوط به اعلام نيازمنديها درواحد سفارشات يا واحد تداركات بايگاني مي گردد وبا توجه به الويتها نسبت به تنظيم برنامه خريداقدام به سفارش آن مي شود. فرم اعلام  نيازمنديها در سه  نسخه  تهيه  و به شرح زير توزيع  و نگهداري مي شود :

نسخه اول ودوم درپرونده اعلام نيازمنديهاجهت اقدام درواحدسفارشات نگهداري مي شود
نسخه سوم به بايگاني واحد در خواست كننده ارسال مي گردد.
پس از انجام  سفارش  نسخه  دوم نيز جهت اطلاع  از جريان  سفارش  به واحد درخواست كننده ارسال مي گردد.


خريدهاي موردي يا اضطراري
اين خريدها براساس درخواست واحدها وطي تشريفات خاصي صورت مي گيردمعمولاً اين نوع خريدها برحسب درخواست واحدهاي مصرف كننده ي كالاهاييكه لزوم تهيه آنها نيازي به برنامه ي سالانه نداردانجام مي گيرداين نوع خريدهااز محل تنخواه گردان صورت مي گيرد .

معمولاً كالاهاي خريداري شده از محل تنخواه گردان تحويل انبار نمي شود و براساس تأييد دريافت كننده ي جنس انباردار مبادرت به صدور قبض و حواله انبارنموده و مراتب در كارتها و يا دفاتر انبار ثبت مي شود .

3/  10-خريد به صورت متمركز
در صورتي كه يك واحد سازماني به نام كارپردازي يا تداركات كل،مسئول تهيهو تدارك وارائه خدمات دركل سازمان باشد به اين نظام تمركزخريد گفته ميشوداگرسازماني آمادگي كامل از نظرامكانات مادي ونيروي انساني لازم داشته باشد

،اعمال سياست تمركز اداري مزاياي زير خواهد بود:

-خريدهاي مكررتوسط مأمورين خريد،شرايط خريد را سهل تروآنها را به بازار

خريد آماده تر و آشناتر مي سازد.
قسمت اول:خريدهاي داخلي
1/14- درخواست خريد
درخواست خريدكالا درسيستم تداركاتي وانبارداري مستلزم تكميل فرم درخواست

خريد از طرف انبار و ارسال آن به واحد تداركات مي باشد.

فرم درخواست خريد در موارد زير تهيه مي گردد:

الف:در صورت موجود نبودن كالاي مورد تقاضا در انبار

ب:در مواقع رسيدن ميزان موجودي به حد سفارش

فرم درخواست خريد درخواست رسمي  براي  خريد مي باشد اين  فرم معمولاً در سه نسخه تهيه وپس از امضاي مجاز نسخه سوم آن درانبار بايگاني وسپس ساير نسخ آن جهت تصميم درمورد خريد كالاي مورد  درخواست  و تامين اعتباراز طرف امور مالي به واحد تداركات ارسال مي گردد .

-    در صورت موا فقت با درخواست خريد واحد تداركات پس از اخذ امضاهاي مجاز اقدام به صدورفرم سفارش كالامي كند.

واحد تداركات نسخ فرم درخواست خريد را به شرح زير تفكيك وتوزيع مي نمايد:

نسخه اول فرم : امور مالي

نسخه دوم فرم: تداركات يا كارپردازي

نسخه سوم: دربايگاني انبارنگهداري مي شود.

-    در صورت عدم موافقت با خريد نسخه  دوم صادره فرم درخواست خريد به انبارعودت داده مي شود تا  انباردار در جريان امر قرار گيرد  و مراتب را به اطلاع در خواست كننده

كالا برساند