طرح اتوماسيون اداري مرحله اول (دبيرخانه و بايگاني)

فهرست مندرجات


1- مقدمه    1
2- تعريف پروژه    2
3- اهداف پروژه    2
4- مراحل انجام كار    2
1-4- انتخاب نرم‏افزار    3
2-4- تشكيل كميته راهبري    3
3-4- شناخت و برنامه‏ريزي    4
4-4- برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري    6
5-4- آموزش    7
6-4- نصب و راه‏اندازي    7
7-4-پشتيباني    8
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)    9

6- پيوست‏ها
پيوست 1- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها
پيوست 2- گزارش برنامه اجرايي
پيوست3- راهنماي كاربران - دبير
پيوست4- راهنماي كاربران - مدير
 
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راه‏اندازي سيستم رايانه‏اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن

3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مي‏نمايد :
•    شناسايي نرم‏افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
•    پيشنهاد مناسب‏ترين نرم‏افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
•    تأمين نرم‏افزار
•    نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري
•    پشتيباني

    راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير مي‏باشد.
•    سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
•    افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
•    كاهش حجم بايگاني
•    كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
•    امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري

4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرم‏افزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامه‏ريزي
4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‏اندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه مي‏شود.
1-4- انتخاب نرم‏افزار
براي تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليت‏هاي زير انجام شده است :
•    شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
•    تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
•    شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‏افزارهاي كانديد
•    تعيين شاخص‏هاي ضروري جهت ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
•    ارزيابي نرم‏افزار كانديد
•    نتيجه‏گيري و گزينش سه نرم‏افزار برتر
•    انتخاب نهايي نرم‏افزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشكيل كميته راهبري
اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :
•    معاونت اداري و مالي
•    نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات
•    نماينده معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري
•    مدير كل امور اداري
•    مدير كل تشكيلات و بودجه
•    شركت ناظر
•    گروه توسعه و پشتيباني شبكه
•    نماينده واحدي كه نرم‏افزار در حال نصب در آن مي‏باشد.

مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير مي‏باشد :
•    تأمين سخت‏افزار مورد نياز براي راه‏اندازي سيستم
•    تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت
•    موانع موجود در زمينه نصب و راه‏اندازي سيستم
•    پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام
•    موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم
•    محدوديت‏هاي موجود در زمينه تداركات
•    اولويت‏بندي انجام كار اتوماسيون

3-4- شناخت و برنامه‏ريزي
براي انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهاي دبيرخانه موجود، محل‏هاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
•    شناخت اوليه براي انتخاب نرم‎افزار اتوماسيون اداري مناسب
•    شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‎اندازي
•    شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم

همان طور كه مشاهده مي‏شود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكان‏سنجي پياده‏سازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوه‏هاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيش‏روي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‏اندازي سيستم‏ هر يك از معاونت‏ها كه براي نصب و راه‏اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شيوه‏هاي ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامه‏هاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سخت‏افزاري، نرم‏افزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.

در زمينه برنامه‏ريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
•    شناسايي فعاليت‏هاي مرحله نصب و راه‏اندازي
•    تهيه و تدوين برنامه زمان‏بندي
•    تهيه برنامه آموزش
•    تهيه برنامه نصب و راه‏اندازي

فعاليت‏هاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير مي‏باشد :
•    مقدمات انجام كار
•    تهيه برنامه آموزش
•    تهيه برنامه نصب
•    اعلام امكانات مورد نياز آموزش
•    شناخت از نقطه نصب
•    شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب
•    آموزش در نقطه نصب
•    اعلام موارد نياز در نقطه نصب
•    تعريف پارامترها در نقطه نصب
•    نصب سيستم

براساس فعاليت‏هاي شناسايي شده برنامه زمان‏بندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازي تهيه گرديده است.





5-4- آموزش
براي آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زير در نظر گرفته شده است :
•    اعضاي دبيرخانه
•    معاونين و مديران كل
•    مسئولين دفاتر
•    رؤساي ادارات

تعداد ساعات آموزش براي اعضاي دبيرخانه 6 ساعت و براي ساير افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونين و مديران كل به صورت حضوري و ساير افراد در كلاس انجام مي‏پذيرد. علاوه بر آموزش سيستم، راهنماي استفاده كنندگان سيستم و گردش‏كار مكاتبات اداري با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري تهيه شده است. آموزش‏هاي انجام شده به صورت زير مي‏باشد :

دبيرخانه مركزي 1 و 2    14
دبيرخانه معاونت اداري و مالي    6
دبيرخانه معاونت برنامه‏ريزي    8
مسئولين دفاتر در معاونت اداري و مالي    8
رؤساي ادارات در معاونت اداري و مالي    12
دبيرخانه معاونت اقتصادي    6
دبيرخانه معاونت توليد – مجلس – معادن    14
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت توليد    25
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت اقتصادي    16
معاونين و مديران كل    2
جمع    111 نفر
وضعيت موجود
1-2- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه)
در حال حاضر كليه نامه‏هاي وارده به وزارت صنايع و معادن از طريق بايگاني مستقر در طبقه همكف ساختمان شماره 2 اين وزارتخانه در يك سيستم مكانيزه ثبت مي‏شوند و بر حسب بخشي كه به آن ارجاع داده مي‏شوند شماره‏اي به آنها اختصاص داده مي‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بايگاني به  هيچ وجه امكان دستيابي به آخرين وضعيت نامه را ندارد و پي‏گيري‏هاي آتي بايستي از بخش مربوطه صورت پذيرد. نامه‏هاي صادره از وزارت صنايع و معادن و نامه‏هاي داخلي در سيستم كامپيوتري فعلي ثبت نمي‏شوند.
سيستم فعلي مستقر در دبيرخانه طبق سفارش وزارت صنايع (سابق) حدود 5 سال پيش توسط شركت  افكار سيستم تهيه شده است و در محل دبيرخانه بصورت شبكه مورد استفاده قرار مي‏گيرد. ايستگاه‏هاي كاري مستقر در دبيرخانه 6 دستگاه مي‏باشد، و از يك ايستگاه كاري به منظور پي‏گيري استفاده مي‏شود. سيستم دبيرخانه به دو واحد ديگر در ساير طبقات نيز وصل است، ولي فعلاً در اين دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگاني) فعال نيست. گر چه سيستم داراي بخشهاي متفاوتي است ولي همه بخشها كاربرد ندارد و تنها استفاده‏اي كه از آن مي‏شود اين است كه بجاي ثبت نامه‏هاي وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در كامپيوتر ثبت مي‏شود و در همين حد استفاده، كاربران با مشكلي مواجه نمي‏شوند.
سيستم فقط مي‏تواند اطلاعات يكسال پيش را براي پي‏گيري در اختيار كاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏هاي صادره و گردش مكاتبات بازتابي در اين دبيرخانه داشت و ثبت مي‏شد، پي‏گيري‏ها با سهولت بيشتري صورت مي‏پذيرفت.

2-2- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي
سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري كه در حال حاضر در دفتر وزارتي مورد استفاده قرار مي‏گيرد محصول شركت خبره پرداز پارس است كه توسط شركت گسترش انفورماتيك به عنوان عرضه كننده اين نرم‏افزار در طي سال 78 تحت عنوان نرم‏افزارهاي “دبير” و “مدير”  عرضه مي‏گشته است. در نيمة دوم سال 78 پس از به نمايش گذاشتن امكانات اين محصولات، مقرر شد كه سيستم‏ها در حوزه وزارتي نصب گردند و با توجه به  ساختار دبيرخانه حوزه وزارتي تغييرات مورد نياز در سيستم اعمال و نسخه جديد در اواخر سال   78  نصب و راه‏اندازي شده و نسبت به آموزش كاربران نيز اقدامات لازم صورت پذيرفته است. طبق توافق به عمل آمده كارشناسي به طور مرتب براي رفع اشكالات و آموزش كاربران به دفتر مراجعه مي‏نموده است.  در سال 79 نيز همين روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغييرات درخواستي توسط كاربران اعلام گرديده كه تمام موارد به گفته شركت مربوطه و كاربران آن انجام شده است، به گونه‏اي كه نرم‏افزار قبلي كه محصول شركت ميكرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 كلاً كنار گذاشته شده و كليه عمليات توسط اين سيستم به ثبت رسيده و مي‏رسد.
با توجه به روالي كه به منظور ارزيابي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتي نيز در محل شركت خبره پرداز پارس مورد ارزيابي قرار گرفت. كاستي مهم و غير قابل اصلاحي در روال انجام كار سيستم ديده نشد و مسئولين مربوطه آمادگي داشتند در صورت تمايل هر گونه تغييري را در حد متعارف جهت دستيابي به نيازهاي مطلوب كاربران اعمال نمايند. در ضمن پس از ارزيابي كليه نرم‏افزارهاي كانديد، اين نرم‏افزار با كسب 91 امتياز از جمله نرم‏افزارهايي است كه جزء نرم‏افزارهاي داراي بيش از 85 امتياز منظور شده است.

3-2- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق)
پيرو مذاكرات انجام شده با مسئولين امور اداري وزارت صنايع و معادن و دريافت نامة شماره 01061102  به تاريخ 21/3/1380 آقاي دكتر رضا رمضاني خطاب به آقاي اسلامي معاون محترم برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري وزارت صنايع و معادن مبني بر آماده بودن سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) كه در حال حاضر در شركت ملي فولاد ايران نصب و راه‏اندازي شده است. اين نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهاي كانديد محسوب شد و مانند بقيه نرم‏افزارها، از قابليت‏ها و توانايي‏هاي سيستم در محل   شركت رادسامانه بازديد به عمل آمد.
طبق اظهارات آقاي دكتر رمضاني، سبك كار شركت رادسامانه بر اين است كه سيستم‏ها پس از اينكه حدود 50% آماده شدند در محل كاربر بصورت آزمايشي نصب مي‏شوند و در حين كار، هم سيستم‏ها تكميل مي‏شوند و هم نظرات كاربران اعمال مي‏شود، اين سيستم نيز بصورت آزمايشي زماني كه در همين حدود تكميل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گرديده است. در حال حاضر سيستم در محل شركت ملي فولاد ايران نصب و در حال اجرا است .
سيستم مربوطه مانند ساير نرم‏افزارهاي كانديد مورد ارزيابي قرار گرفت ولي نسبت به ساير كانديدها ويژگي خاصي نداشت.

4-2- شبكه‏هاي داخلي وزارت صنايع و معادن
وزارت صنايع و معادن در حال حاضر داراي دو ساختمان شماره 1  (خيابان سميه) و ساختمان     شماره 2 (خيابان موسي كلانتري) است كه ساختمانهاي مذكور داراي شبكه‏هاي داخلي خاص خود هستند و به دليل اينكه قبل از ادغام وزارت صنايع و وزارت معادن و فلزات تابع تشكيلات اداري مجزايي بوده‏اند، داراي ساختارهاي متفاوتي مي‏باشند. وضعيت كلي هر يك از ساختمان‏ها از نظر  استقرار شبكه داخلي به شرح   زير است :


1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهره‏برداري از شبكه داخلي مستقر در اين ساختمان، تمامي اتاق‏ها كابل كشي شده‏اند و در   صورت نياز با تأمين رايانه، اتصال به شبكه‏هاي داخلي در تمام اتاق‏ها و طبقات ميسر خواهد بود.
توپولوژي شبكه در اين ساختمان ستاره‏اي (Star) است. Backbone  در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سه سرويسگر در حال حاضر به منظور نصب سيستم‏ عامل‏هاي شبكه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گيري از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server  . در حال حاضر در كل طبقات ساختمان حداكثر 20 ايستگاه كاري وجود دارد كه در صورت فعال شدن سيستم‏ها، قابليت افزايش تعداد ايستگاههاي كاري وجود دارد.
برخي از ادارات و بخش‏هاي مستقر در اين ساختمان خود داراي شبكة داخلي خاص خود هستند كه  اتصالي به شبكه داخلي ندارند ولي در كنار استفاده از شبكه خاص خود اين توان وجود دارد كه به شبكه داخلي هم متصل شوند.

2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر كليه اتاقهاي اين ساختمان داراي كابل شبكه نيستند. طبق بررسي خاصي كه در حال  حاضر تحت عنوان “وضعيت موجود سيستم‏هاي سخت‏افزاري و نرم‏افزاري وزارت صنايع و معادن” در حال انجام است، بين 150 تا 200 اتاق از كل اتاق‏هاي موجود داراي كابل شبكه هستند. به عبارت ديگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد كابل كشي شبكه هستند، كه پس از تعيين وضعيت نسبت به تكميل امكانات دسترسي به شبكه داخلي بر اساس سياست آتي وزارت صنايع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژي شبكه داخلي اين ساختمان ستاره‏اي (Star) است. در اين ساختمان نيز برخي قسمت‏ها داراي شبكه‏هاي داخلي خود، مستقل از شبكه داخلي هستند. به عنوان مثال دبيرخانه مستقر در طبقه هم‏كف داراي شبكه‏اي با توپولوژي bus است و خود داراي 6 ايستگاه كاري در طبقه همكف و 2 ايستگاه ديگر در طبقات فوقاني است كه با توجه به توپولوژي مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone  در نظر گرفته شده داراي سرعتي  معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سيستم عامل مورد استفاده در شبكه NT است و داراي 4 سرويسگر است، براي استفاده از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شده‏اند.

3-4-2- وضعيت ارتباطي دو ساختمان با يكديگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطي با يكديگر ندارند و پس از تعيين وضعيت موجود سيستم‏هاي سخت‏افزاري و نرم‏افزاري، نسبت به چگونگي ارتباط برقرار كردن بين اين دو ساختمان تصميم‏گيري  خواهد شد. چنانچه سياست وزارت صنايع و معادن بر اين باشد كه سيستم دبيرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، اين امر مستلزم برقراري ارتباط بين شبكه‏هاي دو ساختمان است.

3- چگونگي گزينش نرم‏افزار مناسب
پيرو تشخيص شوراي فناوري اطلاعات، مبني بر ضرورت استقرار سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه مناسب با نيازهاي وزارت صنايع و معادن توسط ، آقاي مهندس بشارتيان از طرف اين شورا طي حكم شمارة 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسي، امكان سنجي و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسيون اداري گرديدند.
با توجه به الويتي كه شوراي فناوري اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري قائل شده است، در حد‏اقل زمان ممكن گروهي به منظور شناسايي و ارزيابي دبيرخانه و اتوماسيون اداري تشكيل گرديد.

1-3- مفروضات
طي جلساتي كه به منظور شناسايي كسب نظرات مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن در زمينه وضعيت فعلي و برنامة آتي گردش مكاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زير حاصل گرديد :
1-1-3- شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن از پيش طراحي، نصب و راه‏اندازي شده است و در صورتي كه نياز به تكميل يا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذيرفت.
2-1-3- ملاحضات امنيتي در خصوص ايمن سازي شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه انتخابي، شركتها و سازمانهاي تابعة وزارتخانه‏ را شامل نمي‏شود.
4-1-3- سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه، فعلاً در ساختمانهاي شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‏اندازي خواهد شد.


6-4- نصب و راه‏اندازي
سيستم اتوماسيون اداري به عنوان اولين گام در دبيرخانه مركزي ساختمان شماره يك و دو نصب گرديده است و در حال حاضر دبيرخانه‎هاي مركزي نامه‏ها را از طريق سيستم جديد شماره و ثبت مي‎نمايند. علاوه بر اين نامه‏ها Scan شده و تصوير نامه‏ها در سيستم موجود مي‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسي مي‏توانند نامه‏هاي مورد نظر را ملاحظه نمايند. از آنجائي‏كه نصب سيستم در معاونت‏ها تا سطح مديران كل انجام گرديده است، گردش نامه‎ها به صورت دستي و ثبت آنها به صورت مكانيزه انجام مي‏پذيرد. پس از نصب سيستم براي رؤساي ادارات و كارشناسان امكان گردش نامه‏ها به صورت مكانيزه فراهم مي‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏هاي اداري و مالي، اقتصادي و امور بين‏الملل و معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري دبيرخانه فرعي معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سيستم ثبت مي‏گردد. معاونت توليد، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودي دبيرخانه اين معاونت‏ها نيز به صورت متمركز تشكيل مي‏گردد. در مرحله بعدي نصب سيستم براي رؤساي ادارات انجام پذيرفته و نامه مي‎تواند به صورت مكانيزه در سيستم گردش نمايد. بديهي است كه براي گردش كامل نامه به صورت مكانيزه كارشناسان نيز بايستي داراي سيستم شوند. نصب و راه‏اندازي سيستم در اولين مرحله تا سطح مديران كل انجام شده و سپس به رؤساي ادارات تسري مي‏يابد.
در معاونت‏هايي كه سيستم راه‏اندازي شده است، نامه‏ها تا سطح معاونين و مديران كل قابل دسترسي مي‏باشد
.
7-4- پشتيباني
در زمينه پشتيباني از سيستم فعاليت‏هاي زير در جريان مي‏باشد :
•    نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه مركزي
•    نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه معاونت‏ها
•    رفع مشكلات موجود حين انجام كار
•    انجام هماهنگي‏هاي لازم در مورد اشكالات سخت‏افزاري

پشتيباني از اولين نصب سيستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت يك سال نيز تداوم خواهد داشت.
 
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)

انتخاب نرم‏افزار    100%
عقد قرارداد با شركت مورد نظر    100%
تشكيل كميته راهبري     100%
شناخت و برنامه‏ريزي    100%
آموزش    80%
نصب و راه‏اندازي سيستم    70%
پشتيباني    30%

لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمينه سخت‏افزار و تدارك نيازها درصدهاي باقي‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازي با سرعت بيشتري نسبت به اوايل پروژه انجام پذيرد. به عنوان مثال مي‏توان به شكل‏گيري دبيرخانه فرعي در سه معاونت باقي‏مانده اشاره نمود كه انتظار مي‏رود طي دو هفته آتي انجام پذيرد. در ادامه برنامه زمان‏بندي نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري ارائه شده است.