طراحي فرايندتوليد پايگاههاي اطلاعات علمي

چكيده
بخش اصلي عمليات هر مركز فعال در زمينه اطلاع رساني را عمليات مربوط به سازماندهي تشكيل مي دهد. فرايند اين عمليات، پس از گردآوري مدارك، آغاز و تا توليد پايگاههاي اطلاعات ادامه مي‌يابد. اين پژوهش به طراحي فرايند سازماندهي و توليد پايگاههاي اطلاعات براي 7 نوع مدرك اختصاص دارد. اين فرايند به گونه اي طراحي شده است كه از دوباره كاري و اتلاف منابع پيشگيري كند و امكان كنترل، هماهنگي، بودجه بندي، برنامه ريزي و كنترل توليد و شبيه سازي كامپيوتري را فراهم سازد. مورد پژوهي اين فرايند، مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران بوده و به گونه اي طراحي شده است كه مي تواند در مراكز مشابه نيز استقرار يابد. براي طراحي، پس از دسته بندي انواع مدارك، ابتدا مدل مفهومي و سپس مدل فيزيكي فرايند مربوط به هر دسته از مدارك تدوين و ارائه شده است.
1)                 مقدمه
عمليات مربوط به فرايند گردآوري، سازماندهي يا پردازش و اشاعه اطلاعات، بيشترين بخش از عمليات اجرايي سازمانهايي را تشكيل مي دهد كه به توليد پايگاههاي اطلاعات اشتغال دارند. در اين فرايند، مرحله سازماندهي يا پردازش اطلاعات كه پس از گردآوي مدارك شروع مي شود و تا توليد پايگاههاي اطلاعات ادامه مي يابد، مهمترين و اصلي ترين مرحله به شمار مي رود كه در آن، بيشترين زمان فعاليت نيروي انساني و كار تجهيزات صرف مي شود كه بخش زيادي از آن تكراري است. بنابراين بهينه سازي فرايند توليد پايگاههاي اطلاعات به نحوي كه عمليات و فعاليتها با اقتصادي ترين صورت ممكن انجام شود و هر گونه زمان غير موثر همراه با عمليات از ميان رود مي‌تواند موفقيت مراكز فعال در اين زمينه و افزايش بهره وري آنها را تضمين كند.
براي طراحي يك فرايند بهينه براي توليد پايگاههاي اطلاعات به نحوي كه با شرايط كشور ايران   همخواني داشته باشد، مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران (كه از اين پس با عنوان "مراكز" ياد مي‌شود) به عنوان مورد مطالعه انتخاب شد. "مركز" از سال 1347 عهده دار گردآوري، سازماندهي و اشاعه اطلاعات مربوط به مدارك علمي متعددي در ايران بوده كه در سالهاي اخير، پيشرفت تكنولوژي بر اين روشها تاثير زيادي داشته است. در اين زمينه، "مركز" از سال 1369 استفاده از نرم‌افزار CDS/ISIS را آغاز كرده و در سال 1371 اولين پايگاه اطلاعات علمي توليد شده در محيط اين نرم افزار را در ايران عرضه كرد و از سال 1372، توليد و روزآمد كردن پايگاههاي اطلاعات متنوعي را همراه با انتشار نسخه هاي چاپي اطلاعات، ادامه داده است. اين فعاليتها، بخش اصلي عمليات اجرايي "مركز" را تشكيل مي دهد كه با حجم زياد مداركي كه با آنها سر و كار دارد (حدود 40000 مدرك در سال)، مورد خوبي براي مطالعه بود.
براي دستيابي به فرايند بهينه براي توليد پايگاههاي اطلاعات، ابتدا وضعيت موجود "مركز" بررسي شد و با توجه به نتايج حاصل و همچنين متغيرها و پارامترهاي داخلي و خارجي، فرايند جديدي پيشنهاد شد.

2)    روش
2-1) مدارك
مداركي كه براي مطالعه در "مركز" انتخاب شدند به سه نوع تقسيم شدند:
نوع الف) مداركي كه:
- معمولاً به تعداد اندكي منتشر مي شوند،
- سياست مركز بر گردآوري و مالكيت اصل آنها (تا حد ممكن) استوار است.
- براي نگهداري بلندمدت، ميكروفرم آنها تهيه مي شود،
- هر كدام در قالب يك جلد است،
- براي آماه سازي، ممكن است براي مدت محدودي به امانت گرفته شوند.
اين نوع مدارك شامل پايان نامه هاي كارشناسي ارشد و دكتراي تخصصي فارغ التحصيلان داخل و خارج از كشور و گزارشهاي دولتي است.
نوع ب) مداركي كه:
- در تيراژ وسيع منتشر مي شوند،
- سياست مركز بر گردآوري و مالكيت اصل آنها استوار است،
- تعدادي از آنها در قالب يك جلد هستند،
- هر تعداد از آنها كه در قالب يك جلد باشند داراي اطلاعات مشتركي نيز هستند.
) فرايندها و پايگاههاي اطلاعات
پايگاههاي اطلاعاتي كه فرايند توليد آنها مطالعه و طراحي مجدد شده است، پايگاههاي اطلاعاتي هستند كه براساس نوع مدرك سازمان مي يابند. هر يك از اين پايگاهها، اطلاعات مربوط به يك نوع از مدارك را در بردارد.